Как избежать ошибок при выборе ERP-системы
11 распространенных промахов
Эксперты в области программных решений по управлению предприятиями поделились самыми распространенными ошибками, которые совершают предприниматели в процессе выбора и имплементации систем, а также советами по их предотвращению.
Сегодня у технических директоров выбор ERP- решений по управлению бизнесом - обширнее, чем когда либо: от локальных систем - до облачных решений. Люди, принимающие решения в попытках определиться, какие характеристики и функционал наиболее важный, в определенный момент могут получить передозировку полезной информации.
Основные ошибки в процессе выбора ERP-системы:
1. Халатное отношение к процессу сбора требований
Эд Фезерстон, вице-президент и архитектор консалтинговой компании Cloud Technology Partners, отмечает: “Очень часто компании поддаются заманчивой идее автоматизировать модель текущих бизнес-процессов посредством интеграции ERP-системы, избегая траты времени на анализ процессов, их актуальности и сбора требований для возможной оптимизации. В то время как внедрение новой системы стоит позиционировать как возможность идентифицировать и перестроить бизнес-процессы в компании. Автоматизация плохо налаженных процессов всего лишь поможет ускорить процесс, но не стоит рассчитывать на повышение его эффективности”.
2. Игнорирование мнений конечных пользователей системы в процессе принятия решения
“Имплементируя ERP-систему, множество компаний сосредотачивают свои усилия на получении одобрения у топ-менеджеров, в то время как очень важно включать в работу ключевых сотрудников, которые будут использовать программное решение чаще других. В процессе внедрения ERP-системы критически важно вовлекать не только сотрудников IT-отдела, но и финансистов, бухгалтеров, маркетологов, продажников. Привлечение разноплановых специалистов организации на каждом этапе принятия решения обеспечит максимальную продуктивность будущей системы, ведь она будет заточена под нужды всех сотрудников.” - Кевин Бизли, Директор по информационным технологиям VAI, компании по интеграции ERP-продуктов.
3. Неправильный просчет расходов на внедрение
“Часто руководители неправильно оценивают расходы, связанные с имплементацией системы. В компаниях, которые старались достигнуть наилучших результатов с наименьшими бюджетами, интеграции нередко заканчивались провалами. Скрупулезно соотнесите ваши требования к будущей системе и стоимость времени специалистов по внедрению, чтобы избежать дальнейших сложностей.” - Тим Вебб, Руководитель технологической компании Robert Half Technology.
4. Отсутствие сравнительного анализа плюсов и минусов локальных/облачных ERP-решений
“Прежде чем сделать выбор в пользу локального или облачного решения, следует оценить ряд факторов. Например, интеграция облачной системы требует определенный тип Интернет-соединения, регулярные платежи за использование и будет плюсом для сотрудников, которые работают удаленно. С другой стороны, внедрение локальной ERP-системы потребует от компании наличие продвинутого IT-персонала, современных серверов, технического оборудования и большого количества предоплат. Этот вариант подойдет тем, кто хочет размещать программное размещение на своих серверах. В свою очередь, SaaS решения станут отличным вариантом для компаний, которые уже столкнулись со сложными процессами ERP-внедрения.
Поскольку SaaS-продукты нельзя кастомизировать, пользователи вынуждены адаптировать существующие бизнес-процессы под программное решение. Эти процессные изменения часто влияют на интеграцию с предыдущей системой, что может усложнить управленческие процессы
5. Упущение узкоотраслевых решений в процессе выбора лучшего продукта
Выбирая ERP-решения руководители очень часто упускают из вида небольшие компании, которые специализируются на целевых сегментах и удовлетворяют узкопрофильные потребности бизнеса, например, фармацевтического. Хотя именно эти вендоры могут обеспечить клиента полноценным кастомизированным продуктом.
6. Чрезмерное углубление в функциональные возможности решения
Функциональность системы важна, однако, это еще не все. Часто компании выбирают ту систему, у которой больше возможностей. Вместо этого лицу, принимающему решение, стоит проанализировать историю успешных внедрений программы, возможность кастомизации, гибкость, наличие технической поддержки и насколько она удовлетворяет потребности организации.
7. Стремление имплементировать систему в один подход
ERP-системы - сложные программные решения и трудно заранее выявить все требования. Потому наилучшая модель интеграции - гибкая методология, состоящая из: анализа требований, внедрения системы, тестирования ее конечными юзерами, составление списка необходимых доработок.
8. Игнорирование управление изменениями
Способность эффективно управлять изменениями может быть самым важным навыком, которым руководители, менеджеры и сотрудники должны овладеть. Преобразование бизнеса посредством ERP невозможно осуществить без эффективного управления изменениями в трех ключевых организационных областях: люди, процесс и технология.
Слишком часто организации ищут только IT-технологии для унификации, оптимизации и упрощения бизнес-операций, в то время как процессы и системы требуют глубокого анализа. Во время миграции облачных ERP следует уделять большое внимание этому фактору.
9. Низкие инвестиции в интеграцию и плохая коммуникация с командой внедренцев
Построение правильной организационной структуры команды интеграторов, выделение необходимого количества финансовых и временных ресурсов являются одними из важнейших шагом на пути успешной реализации проекта по внедрению ERP-системы. Чтобы команда была успешной, необходимы правильно подобранные технические специалисты и вовлеченного менеджера, который может принимать решения.
.
10. Нерегулярность общения с другими отделами
Чтобы избежать этой проблемы, следует создать план коммуникаций между отделами на всех стадиях реализации проекта интеграции. Соберите небольшую команду представителей каждого отдела, которые будут сообща работать и тестировать решение. Важно, чтобы результаты поэтапной интеграции системы регулярно отслеживалась пользователями разных отделов и своевременно появлялась обратная связь.
11. Отсутствие плановой технической поддержки
Внедрение ERP-системы забирает много времени, но работа не прекращается, как только интеграция будет закончена. Компаниям необходимо разработать стратегию технической поддержки, чтобы внедренная система со временем морально не устаревала и закрывала все новые задачи.
Устаревшая или вовремя не обновленная система может создать угрозу потери секретных данных и затруднить функционирование привычных бизнес-процессов. Назначьте сотрудника, который будет ответственен за контроль плана технической поддержки и тогда ваша система всегда будет своевременно обновляться и соответствовать всем вашим потребностям.
Leave a comment
You must be logged in to post a comment.