5 июля мы провели мероприятие Legal Talk: Do lawyers need ERP-system? Целью данного мероприятия была необходимость обсудить уровень автоматизации процессов в украинских юридических компаниях, поделиться опытом и спросить совет у спикеров-экспертов. 

• Игорь Шевченко, Legal Innovation Officer, "Соколовский и партнеры. 

• Дмитрий Гадомский, CEO AXON PARTNERS.

• Ярослав Романчук, Managing Partner, EUCON.

• Наталия Тищенко, Managing Partner, Nobili.

• Ольга Пестрецова-Блоцкая, Кандидат экономических наук, доцент, Директор Центра бизнес технологий "ТОТ".

• Евгений Бессарабов, CEO PSA Consulting & Management Systems.
  

Что такое ЕРП-система и почему возникла необходимость в ней?

В первую очередь для нас ERP-система - это целостное электронное отображение комплексной ситуации в компании. Любой сотрудник с необходимым уровнем доступа имеет возможность получить нужную информацию, независимо от времени суток и присутствия других людей в офисе. Таким образом устраняется чрезмерная зависимость от коллег - ведь вся информация находится в единой системе.

Наши наиболее ранние попытки автоматизировать бизнес начались в 2003 году. В то время появились структурированные папки на жестком диске, в которых хранилась информация о клиентах, проектах, ответственных за проект, документация. Но уже тогда стало понятно, что нужно искать или самостоятельно создавать комплексное решение, которое объединит и систематизирует колоссальные объемы информации.

Этап 1. Начинали все с папок Microsoft. На тот момент появилось прекрасное решение Microsoft Access, которое было в стандартном пакете офисных программ. В связи с этим наша команда разработчиков начала писать индивидуальные доработки для MS Access. На тот момент - это была самая крутая система управления данными с точки зрения легкости ее освоения пользователями (2002-2003 г). 

Наши бухгалтеры часто делали мелкую бухгалтерию в формочках. Затем мы ввели туда клиентов, появились услуги, под-услуги, начали привязывать к клиентам документы. После этого - биллинг. 

Этап 2. Когда компания начала активно расти - мы поняли, что наши процессы больше не удовлетворяются посредством использования MS Access, которая так замечательно подходила нам ранее. Необходимо было срочно внедрять полноценную систему управления предприятием.

Внедрили систему на базе 1С - взяли коробочное решение с индивидуальными доработками под нужды нашей компании. Тогда же “переехали в облака”. Появилась потребность наличия веб-клиента(защищенного портала, где содержится вся документация по проекту, доступ имеет клиент и юристы) и интеграции с другими сервисами.

Этап 3. Позже, параллельно с развитием компании, нам подошло решение Битрикс - сейчас его внедряем.

Критерии выбора системы:

• технические возможности.

• удовлетворение наших потребностей.

Для нас ключевую роль в выборе системы играли определенные интеграции: работа с клиентами, клиентский портал, модуль биллинга, автоматизация создания разных сущностей. Каждая система имеет уникальный API, которая позволяет объединять продукты очень глубоко. Поэтому даже на базе разных решений можно создать классный комплексный продукт. 

Какие цифровые инструменты вы использовали до установки ЕРП-системы?

Google Apps, различные мессенджеры, портал клиента. У наших сотрудников может быть разный уровень доступа к документации: директор, бухгалтер, юрист видят абсолютно разные документы. Таким образом мы обеспечиваем конфиденциальность и защиту клиентских данных.

Не представляю, как можно работать без ERP-системы. Самые важные составляющие системы для нашей компании: проектный менеджмент, CRM, биллинг, финансы, HR. Коммуникацию, документооборот можно легко организовать вне системы, но важнее всего отслеживать эффективность проектов (длительность, затраты, биллинг) - и в этом аспекте и проявляется необходимость ERP-софта.

Как вы подходили к процессу выбора определенной системы?

На основании чего вы делали выбор?

Изначально важную роль играли финансы. Чтобы мы могли позволить себе стоимость системы.

Еще один первостепенный вопрос - интеграция нашей ERP-системы с клиентской. Сегодня клиентов не интересует, в каких системах и сервисах мы работаем - они хотят, чтобы мы работали в их системе, а они имели мгновенный доступ ко всем обновлениям в режиме реального времени.

Важна не только система, какую выбрали, а возможность быстро перейти с нее на другую систему в случае необходимости. Нужно, чтобы система была гибкой, позволяла добавлять новые модули и отказываться от тех, которые становятся ненужными.

Равносильно плохо, когда в системе слишком много настроек и требуется огромное количество времени, чтобы в ней разобраться, как и отсутствие какой-либо гибкости и разнообразного функционала.

Критерии выбора системы:

• Стоимость - система должна быть по карману.

• Желание сотрудников ее использовать: удобный интерфейс, легкость в освоении.

В процессе выбора системы мы даже не рассматривали Microsoft и Terrasoft решения, у меня был опыт их использования в предыдущих компаниях и мне хотелось чего-то нового, гибкого, интересного и бюджетного. Тестировали Битрикс - не понравилось.

В связи с тем, что мы используем в компании методологию ведения проектов Scrum, нам не подходили классические системы управления для юристов.

Сейчас мы используем бельгийскую Open Source систему Odoo, она бесплатная, но требует абонплату за использование SaaS решения (примерно 2500 грн. в месяц). Система также характеризуется длительными, глубокими процессами настройки - потому у нас были интеграторы, которые этим занимались.

Какие цифровые инструменты вы использовали до установки ЕРП-системы?

Весь пакет Google Apps: почта, таблицы, документы, диск. Мессенджер Slack (85% коммуникации по проектам), хотели интегрировать Odoo в Slack, но пока не получилось. Из других средств коммуникации используем Facebook Messenger, Telegram, Skype.

Какие сложности были при внедрении ERP-системы?

Основные сложности - это:

• интеграция с другими сервисами.

• чтобы люди ее использовали.

  Какие ближайшие планы на будущее?  

Как-то я посетил конференцию для малого и среднего юридического бизнеса в Америке. Стоит сказать, что ежегодный оборот в малом и среднем бизнесе в Америке значительно превышает аналогичный показатель в Украине.

Оказывается, даже в небольших американских юридических компаниях никто не работает в MS Word, MS Excel и аналогичных программах. У них есть специальные программы, подходящие под специфику юридической работы.

4 вида программного обеспечения, которое они используют для оформления рутинной документации:

• для принятия и оформления взаимоотношений с клиентами;

• для шифрования;

• непосредственно для производства документов;

• для хранения документов.

  Что такое ЕРП-система и почему возникла необходимость в ней?

Вопрос о необходимости использовать систему управления ресурсами предприятия - это прежде всего соответствовать условиями времени, когда вы ведете свою деятельность. Без этого невозможно успешно работать и контролировать бизнес. Вдохновлял иностранный опыт использования подобного рода систем, и прежде всего нам хотелось полной электронизации процессов.

Как вы подходили к процессу выбора определенной системы?

На основании чего вы делали выбор?

Я активный сторонник правила “Выбор из трех” - то есть всегда и во всем я предпочитаю выбирать из трех вариантов наиболее подходящее решение. Подобным методом и выбирали ERP-систему. Для меня было важно, чтобы компания, которая предоставляет услуги интеграции, имела опыт внедрения системы именно юристам.

В конце конце мы выбирали из двух вариантов - Terrasoft и Aelita.Сейчас мы используем программное решение Aelita, но мне не хватает комплексности в этом продукте. Нельзя сказать, что я доволен на все 100% и есть вопросы, которые мне очень хочется разрешить. Например, для нас болезненный вопрос - как адаптировать бизнес-процессы в двух разных странах? Ведь наши офисы находятся в Украине и Польше и, к сожалению, у нас совершенно разные программы и структура бизнес-процессов.

Также, весомую роль при выборе программного решения играет комплексность продукта. Клиент требует от нас комплексного решения, так как бизнес нуждается в мгновенном доступе к базам данным. В данный момент мы пришли к электронному кабинету клиента.

Как внедряли систему? Кто формировал ТЗ?

У нас была специально созданная группа людей внутри компании, которая писала детальное техническое задание. Эта команда состояла из трех человек. Я “держал руку на пульсе” в течении всего процесса. По мере внедрения системы мы продолжали вносить доработки.

Какие сложности были при внедрении ERP-системы?

Один из наболевших моментов - это синхронизация нашей системы с системой клиент-банк и возможность сдавать налоговые отчеты в электронном виде. Еще одна большая проблема заключается в коммуникации  между представительствами компаний в разных странах - возможность получать информацию для управленческого учета. Финансовые директора и управленцы имеют определенные алгоритмы работы, и хотят получать документы в определенном виде, а с нашей стороны - это пока что технически невозможно, так как программы совсем разные. Мы тратим очень много времени на подготовку исходной документации совсем в другом виде. В идеале эта проблема должна решаться автоматизацией.  

Что такое ЕРП-система и почему у бизнеса возникает необходимость в ней?

Использование класса программ, которые относятся к ERP-системам - это комплексная автоматизация и управление всеми ресурсами предприятия в рамках монолитной платформы и единого информационного поля. Не зря данный инструмент именуется системой принятия решений. Помимо других важных модулей, как CRM, HR, Project, ERP-система содержит модуль управленческого учета. Он позволяет менеджменту компании своевременно оценивать текущее положение дел и оперативно принимать решения.

С какими вызовами и проблемами приходят клиенты, готовые внедрять ЕРП-системы?

В основном компании стремятся навести порядок. Но в первую очередь нужно понимать, что автоматизировать хаос - это неправильная задача. Цель “навести порядок” означает в конечном результате видеть четкие показатели: куда компания двигается, в каком темпе, с какой результативностью. И видеть это в значимых разрезах: по проекту, по сотруднику, по продукту, по бизнесу. Это все заставляет нас внимательнее посмотреть на текущие бизнес-процессы процессы и как они сейчас построены.

Следующий вызов - посмотреть на бизнес-модель предприятия: кто приносит доход, как он генерируется, какая единица получения дохода. Важно видеть свою бизнес-модель: как генерируются доходы, затраты, тогда мы понимаем свою результативность и эффективность.

Чаще всего предприятия вдохновляются на внедрение автоматизированных систем управления - в процессе роста и масштабирования. Для них становится важным выстроить внутреннюю систему принятия решений. Уже не достаточно работать только в папочках, составление финансовой отчетности занимает слишком много времени, сопоставление данных по периодам с данными по проектам, проекты длятся долго.

Необходимо фиксировать не все процессы, а только релевантные и значимые для принятия решений менеджментом компании.

Как происходит процесс внедрения системы? Какого рода сложности возникают в течении этого процесса?

Большая часть проектов по автоматизации не доходят до конца, потому что возникает предположение, что это можно сделать на базе 1С. Загрузить в советский централизованный учет то, что связано с гибкостью, оперативностью, быстротой настройки, невозможно.

“1С - не ERP, это лишь централизованный бухгалтерский учет советского образца.”

В процессе написания требований для технического задания должны быть задействованы все участники:

• Представители бизнеса, они дают информацию консультантам и свое видение, как должны функционировать определенные процессы.

• Консультанты - бизнес-аналитики. Они закладывают методологию и сущность будущей программы.

• Компания интегратор. Разработчики видят, как может быть реализована информация в продукте и на конкретной платформе.

Есть два типа бизнес-аналитиков:

• ближе к пользователям и их требованиям;

• ближе к программистам. Они понимают логику работы программы и фактически исполняют роль переводчика с языка пользователей на язык программирования.

В одной компании я наблюдала переход с Oracle на SAP. Это был продолжительный процесс, который сопровождался постоянным сопротивлением со стороны бухгалтерии. Для них все было не так: сложно, неудобно, долго, непривычный интерфейс. Но через год сотрудники просто не помнили, как они сопротивлялись. Нельзя исключать человеческий фактор и первоначальное восприятие системы.

В то же время, решения Microsoft в Украине мало используются в связи с тем, что они изначально предполагают наличие некоторого уровня автоматизации. Для большего и среднего бизнеса лучше всего взять готовое решение и позднее думать о необходимых доработках.

Но стоит учесть: чем больше бизнес, тем сложнее переходить на новую систему управления предприятием.

С какими вызовами и проблемами приходят клиенты, готовые внедрять ЕРП-системы?

Какие потребности у клиентов?

Юридические фирмы привыкли фокусироваться на профильном аспекте своей работы, временами забывая про организационную часть. Но в какой-то момент практически все они начинают осознавать, что, как минимум, им необходим биллинг.

Вся суть функционирования юридической фирмы: компания тратит время, работая над проектом клиента, а время стоит денег.

Нужно посчитать окупаемость каждого сотрудника и разработать гонорарную политику.

Всего есть два вида фирм: одни понимают, что им нужно, а вторые нет. И тут уже задача интегратора предложить качественное решение, которое будет удовлетворять индивидуальные бизнес-потребности.

Единого сценария внедрения не существует. Все зависит от уровня готовности компании к грядущим изменениям, финансовых возможностей. Внедряют все по-разному: От 1-го модуля до всех сразу.

Часто сталкиваемся с таким подходом: “Надо оптимизировать все, потому что это хорошо”. В подобном случае начинаем глубоко анализироваться процессы внутри компании, чтобы построить наилучшее решение.

Всегда задавайте интеграторам вопрос: “Это платформа, на которой разработан продукт? Или это название продукта?”

“В данный момент мы переписываем нашу систему Aelita на платформе Odoo, так как это Open-Source решение, у них есть есть большое комьюнити, где каждый день может быть дописано что-то новое и полезное.”