Бизнес-анализ в IT
Как грамотно внедрить ERP/CRM систему
Неоспоримые доказательства необходимости использовать бизнес-анализ в IT-секторе перед началом работы в ERP/CRM. Детальное поэтапное описание методоогии проведения бизнес-анализа в агентстве цифровой трансформации “BTEGRICO”.
Зачастую, когда речь заходит о необходимости внедрения ERP/CRM системы и ее интеграции с существующим программным обеспечением в компании - краеугольным камнем является отсутствие исключительного понимания конкретных бизнес-целей как заказчиками, так и разработчиками. Вы можете инвестировать финансы в разработку качественного продукта, установить систему, обучить персонал и начать работать в ней. Однако спустя время приходит неизбежное осознание - с внедрением разработанного функционала глобальные бизнес-цели остаются нереализованными. А все по причине того, что в процессе девелопмента отсутствовало четкое видение стратегических целей и проблематики, которую автоматизация была призвана решить.
Таким образом на данном этапе роль бизнес-аналитика приобретает максимальное значение. Изучение бизнес-процессов клиентской компании является сложным и кропотливым занятием, требующим существенной вовлеченности в текущие процессы фирмы. Оценки эффективности существующего механизма и сопоставление его с разработанной специалистом схемой, которая позволит достигнуть актуальных целей компании.
Несколько причин, почему необходимо проводить бизнес-анализ перед стартом разработки модулей ERP-системы:
Четкое определение требований;
Структурирование существующих бизнес-процессов с целью выявления слабых мест, лишающих бизнес потенциальной прибыли, и зон ответственности сотрудников;
Создание визуальной, информационной модели с изображением общей логики текущих бизнес-процессов;
Определение потребностей фирмы в рамках ERP-систем;
Получение рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов;
Возможность организовать управление бизнесом на качественно новом уровне;
Понимание фактических объемов работ и стоимости затрат на разработку и внедрение системы автоматизации бизнеса;
Четкое определение целей и критериев их достижения при интеграции системного обеспечения.
Принимая нерушимый тандем разработки/внедрения ERP-системы и бизнес-анализа, остановимся на методологии проведения бизнес-анализа в рамках агентства "Btegrico".
Этап 1 - Интервью
Данная техника является одним из основных путей определения целей клиента, его ожиданий и зачастую выражается в индивидуальном обсуждении с заинтересованными в бизнес-анализе представителями компании.
Успешное интервью состоит из трех основных этапов:
Планирование и подготовка (изучение вводных материалов, ознакомление со сферой деятельности компании, составление брифа и агенды, определение места и времени проведения интервью);
Interview (Personal meeting, communication with the client, questions and answers, key tasks determination, key KPI’s fixation);
Follow-up (письмо с копией записей, сделанных во время интервью, с просьбой подтвердить прописанные бизнес-аналитиком задачи, объемы работ и сроки их выполнения).
Этап 2 - Анализ
Проводится скрупулезная аналитическая работа: отрисовка текущих бизнес-процессов и подготовка графических схем.
Swim Lane diagram является типом блок-схемы и подобно ей графически отображает данные, действия и взаимодействия, документируя все шаги и активности, разделяя их границами. Блок-схема по факту линейная и ограничена в возможностях по сравнению со Swim Lane diagram. Swim Lane показывает, какие действия относятся к тому или иному этапу. Именно поэтому данную диаграмму часто называют кросс-функциональной диаграммой.
Что же делает Swim Lane diagram такой удобной для использования в процессе бизнес-анализа?
В первую очередь - это возможность планировать и координировать все бизнес-процессы. Все элементы в диаграмме образуют параллельные ряды, сопоставляя взаимодействия структурных подразделений компании (глав департаментов, проектных менеджеров, клиентов). Данные ряды помогают определить и визуализировать стадии процессов, организационные нюансы, а также ответственных за определенные задачи и сроки их выполнения.
Stage 3 - Написание Use Cases
Use Case is the script of the technology/product usage, which allows fixing the agreement between the system participants on its behavior.
Сценарий описывает поведение системы при ее ответах на запрос одного из участников, называемого основным действующим лицом, в различных условиях (А. Коберн «Современные методы описания функциональных требований к системам»).
Исходя из определения термина Use Case нам не приходится сомневаться в необходимости использования подобных сценариев для достижения максимальной эффективности в процессе разработке системы и коммуникациях с заказчиком. Вопрос заключается лишь в выборе формата подачи Use Cases клиенту. Наш опыт и практика подсказывают: максимально удобный, доступный для понимания и продуктивный формат - комбинация схематических диаграмм и кратких комментариев к ним. Изучая материалы подобного типа клиент имеет возможность визуально ознакомиться с интерфейсом, а также получает своего рода инструкцию по использованию ERP-системы.
Для грамотного построения Swim Lane diagram необходимо учитывать множество факторов.
Carefully analyze current business processes, define the product peculiarities and classify the problem. This will help you get the big picture about the way information is currently processed and why. Then, define all the people, interested in the project realization, the key influencing points, and elements, gather on the meeting with experts and discuss each project detail - otherwise, you will be never able to predict customer’s expectations about the ultimate result.
Примеры Use Cases
Заключение
Подводя итоги вышесказанному, мы еще раз акцентируем ваше внимание на необходимости проведения тщательного бизнес-анализа перед началом процесса разработки ERP-системы. Именно эта процедура позволит оптимизировать ваши финансовые затраты, сэкономить время сотрудников на выявление несоответствий в конечной версии продукта, коммуникацию с IT-специалистами, избежать многократных итераций запуска и дальнейшие доработки системы.
Оставьте комментарий
Вы должны быть вошедший в чтобы отправить комментарий